Vorbestellungen von Kunden
Hier geht es NUR um Bestellungen / Reservierungen von Kunden, die wir mündlich, telefonisch oder per Mail entgegennehmen. Darunter fällt auch, wenn Ware erst von einer in die andere Filiale gebracht werden muss.
Bestellung bedeutet, dass die Ware bei uns noch nicht vorrätig ist.
Reservierung bedeutet, dass die Ware vorrätig und für den Kund*in zurückgelegt werden soll. Beides erfassen wir auf einem Formular.
Reservierung bedeutet, dass die Ware vorrätig und für den Kund*in zurückgelegt werden soll. Beides erfassen wir auf einem Formular.
Grundsätzlich
Onlinebestellungen haben in WE immer Vorrang, das heißt wir können bei vorrätiger Ware nur anbieten, diese nicht vor Ort zu verkaufen. Wenn darüber eine Onlinebestellung eingeht, ist sie weg. Um das zu vermeiden, muss der Kunde selbst eine Onlinereservierung zur Abholung vornehmen. Das bitte den Kunden gegenüber auch so kommunizieren.
In GR ist das anders, auf die dort befindliche Ware hat der Onlineshop keinen Zugriff.
Zur Info: wenn Kunden Ware zur Abholung in GR online reserviert haben, wird diese intern dem Lager in WE entnommen, das heißt es kann auch für GR nur online reserviert werden, was in WE vorrätig ist.
Zur Info: wenn Kunden Ware zur Abholung in GR online reserviert haben, wird diese intern dem Lager in WE entnommen, das heißt es kann auch für GR nur online reserviert werden, was in WE vorrätig ist.
Reservierte Ware steht nach unserer Rückmeldung an den Kunden max. 1 Woche zur Abholung bereit, danach wird sie wieder verräumt, sofern keine Rückmeldung von Kundenseite kam. Die Rückmeldung erfolgt im Regelfall per SMS aufs Handy. Email und Festnetztelefon sind auch möglich, falls es nicht anders geht.
Von privaten Handys aus werden keine Kunden kontaktiert und es gibt gar keinen
Kundenkontakt via WhatsApp.
Meistens geht es bei den Bestellungen / Reservierungen um einzelne Artikel in größerer Stückzahl. Sollte es sich um mehrere Artikel handeln, bitte die Rückseite des Formulars dafür nutzen. Dann bitte vorne in der Zeile Anzahl / Artikel / Attribut schreiben > siehe Rückseite.
Bitte immer das Formular Reservierung
verwenden - keine Notizen auf irgendwelchen Zettelchen!
Warum soll nun grundsätzlich das Formular verwendet werden?
Es ist zu viel Chaos entstanden, es steht vorbestellte Ware wochenlang rum, keiner weiß, für wen die war. Alle nötigen Infos mussten ja doch auf einem Zettel notiert werden (was, für wen, ob bestellt, ob Kunde informiert) - da kann das auch alles gleich auf das passende Formular, dann fehlt auch keine Info.
Auf dem Formular wird notiert, was der Kunde möchte, wie er heißt und ob / wie wir ihn kontaktieren sollen.
Lasst euch bitte IMMER einen Namen geben, auch wenn der Kunde sagt, er holt es nachher noch ab. - Falls er das nämlich nicht tut, ist nicht klar für wen das war und wann es weggeräumt werden kann.
Lasst euch bitte IMMER einen Namen geben, auch wenn der Kunde sagt, er holt es nachher noch ab. - Falls er das nämlich nicht tut, ist nicht klar für wen das war und wann es weggeräumt werden kann.
Wenn die Ware in der Filiale vorrätig ist und zusammengepackt (=kommissioniert) wurde, wird das Formular dazugelegt. Nachdem die Reservierung abgeholt wurde, wird das Formular entsorgt.
Wenn die Ware nicht oder nicht vollständig vorrätig ist und bestellt oder ggf. ganz oder teilweise aus der anderen Filiale geholt werden muss, bitte unter Bemerkung eintragen, was genau noch fehlt und ein Foto vom Formular in Teamwire in den passenden Chat WE oder GR Kundenbestellung. Dann können Jenny oder Astrid die nächsten Schritte veranlassen. Die Rückmeldung, dass die Ware bestellt wurde oder aus der anderen Filiale kommt und bereits umgebucht wurde, kommt ebenfalls per Teamwire als Antwort darauf. Die Info bitte auf das Formular übertragen.
In WE wird Ware, die speziell für Kunden bestellt wurde, nicht eingebucht, damit sie auch sicher reserviert ist. In diesen Fällen das Formular bitte nach Abholung der Ware wieder in die TODO-Ablage legen.
Beispiel:
Herr Müller ruft in GR an und möchte 20 x Blue Toulouse in 3 mg.
Schon während des Telefonats wird festgestellt:
Entweder:
Das Gewünschte ist komplett verfügbar - dann bekommt Herr Müller die Info, dass er die Ware ab sofort abholen kann. Es wird trotzdem das Formular ausgefüllt.
Oder:
Das Gewünschte ist nicht oder nicht in ausreichender Stückzahl verfügbar, dann benötigen wir eine Kontaktmöglichkeit (vorzugsweise Handy für SMS nicht so gern: E-Mail, ungern, aber möglich: Festnetztelefon) um Herrn Müller zu informieren, wenn die Ware da ist. Beispiel: Es wären nur noch 12 x Blue Toulouse in 3 mg in GR - dann Foto vom Formular in den Chat GR Kundenbestellungen mit der Info, dass 8 Stück fehlen.
Per Teamwire kommt dann auch die Rückmeldung, ob und wann die Ware aus WE eintrifft oder ob sie erst bestellt werden muss. Den Kunden kontaktieren Jenny oder Astrid.
Wo finde ich das Formular?
Das leere Formular liegt im Ablagefach RESERVIERUNG oder in der Mappe Kopiervorlagen im Hängemappenregister.
Wo kommt das ausgefüllte Formular hin?
Wenn die Ware nicht oder nicht komplett vorrätig ist, bitte ein Foto des ausgefüllten Formulars an den Chat Kundenbestellung WE oder GR senden.
Das ausgefüllte Formular selbst bitte in WE in die TODO-Ablage legen, in GR auf das TODO Klemmbrett heften. Erst wenn alles vorrätig und abholbereit ist, kommt das Formular zur bestellten/reservierten Ware in den "Warenkorb" - wie früher unsere Minizettel.
Das ausgefüllte Formular selbst bitte in WE in die TODO-Ablage legen, in GR auf das TODO Klemmbrett heften. Erst wenn alles vorrätig und abholbereit ist, kommt das Formular zur bestellten/reservierten Ware in den "Warenkorb" - wie früher unsere Minizettel.