TEAMWIRE
Teamwire ist wie z.B. WhatsApp ein schnelles, kurzfristiges Kommunikationstool. Es können dort auch Screenshots, Fotos oder Dateien angehängt werden. Alles wird nur max. 90 Tage gespeichert, d.h. für langfristig bedeutsame Infos ist es nicht geeignet, dafür haben wir diesen internen Bereich der Homepage.
Bitte fühlt euch nicht gekränkt, wenn keine Anrede oder kein „Guten Morgen“ sondern ausschließlich inhaltliche Infos in den Posts getextet werden. Das ist keinesfalls respektlos oder abwertend gemeint, sondern der allgemeinen Hektik unserer Zeit geschuldet.
Also einfach nur: weniger lesen und schreiben müssen.
Ein telefonisch oder sonstwie zugerufenes "An dem Tag kann ich nicht" oder "Bestand von XY passt nicht" geht schnell mal unter und muss deshalb trotzdem von Jenny oder Astrid notiert werden - es wird wirklich viel einfacher, wenn gleich Teamwire dafür genutzt wird.
Bitte die Nutzung von Teamwire intensivieren!
Was kommt in welchen Chat?
Wenn die Anliegen gleich dem richtigen Chat zugeordnet werden, vereinfacht das die Abläufe.
Chat „Timetable“
Alles was Dienstzeiten angeht, auch Urlaub und unvorhersehbare Termine wie „Da kann ich nicht“ „Da benötige ich frei“ usw. bitte in den Chat Timetable. Oder, wenn - es nicht alle Nutzer was angeht - an AH oder JH oder den Chat mit beiden.
Krankmeldungen bitte unbedingt telefonisch und ZUSÄTZLICH an den Chat AH oder JH oder, besser noch, an Chat mit beiden ;-)
Chat „Produkte“
Hier werden Infos zu Produkten gepostet, z.B.: neue Produkte bei Topcoil, neue Produkte am Markt, die wir vorerst nicht aufnehmen wollen (mit Begründung), Artikel die nicht mehr lieferbar sind (EOL). Dort kommen auch so Sachen hin wie: „Pods der Gotek laufen vermehrt aus.“ „Coils XY passen auch in den XX.“ „Liquid XY versaut die Coils brutal schnell.“ Da dürfen und sollen gerne alle Teammitglieder ihre Erkenntnisse zu Produkten reinschreiben!
Chats „Laden WE/GR/PF“
In diese Chats gehören neben Meldungen die den Laden selbst betreffen (Glühbirne kaputt, Klopapier geht leer, Wechselgeld fehlt...) alle Meldungen rein wie „Von Artikel XY ist ständig zu wenig da“ oder "Artikel XY ist hier leer" aber auch „Bitte 2x Artikel XY nach GR“
Auch so Sachen wie „Bei Artikel XY scheint der Bestand nicht zu stimmen.“ Oder: „Wir kriegen vermehrt Nachfragen nach XY.“
Was hier auch reingehört, sind Fotos von ausgefüllten Reservierungsformularen und Fotos von fertig eingebuchten Lieferscheinen.
Aufschreiben müssen wir die Infos ja ohnehin, deshalb bitte Reservierungen gleich ins richtige Formular und nicht auf Zettelchen, vielen Dank!
Und wenn, weil es mal schnell gehen musste, doch ein Zettelchen herhalten musste, dann bitte wenigstens davon ein Foto in diesen Chat. Das hilft immes, danke!
Auch Anliegen rund um alles was Stecker hat und Probleme macht, gehören hier hin. Wobei natürlich akute Sachen wie "Kasse geht nicht" da nicht ausschließlich kommuniziert werden, denn das Problem muss ja sofort gelöst werden. Dazu besser auch anrufen!
Chat „Sonstiges“
Hier können alle Infos rein, zu was ihr als verbesserungswürdig empfindet oder welche Produkte interessant sein könnten. Sowie alle Themen, die sonst nirgendwo reinpassen oder die fachlich mit Verkauf und E-Zigaretten nix zu tun haben.
Chat „Arbeitsanweisungen“
Hier finden sich künftig vorwiegend Verweise auf Änderungen / Ergänzungen im internen Bereich der Homepage, wo alle Informationen zu finden sind - und gerne auch Rückfragen dazu.
Chat „Nicht lieferbar“
Hier informieren wir euch darüber, was aktuell nicht bestellbar ist.
Chat „Bestandskontrolle“
Hier informieren wir euch darüber, wenn die Bestände eines Artikels in allen Filialen überprüft werden sollen.
Beispiel: „Revoltage Aqua Berries 10mg“
Antworten immer mit Filialkürzel vorweg und dann der Ist-Bestand (Vapotheke + Vitrine): „GR 5“ „PF 3“
Chat "Vapo - Kärtchen"
Hier bitte reinschreiben, wenn Vapothekenkärtchen fehlen.
Chat "Preis - Kärtchen"
Hier bitte reinschreiben, wenn Preisschilder (für die Vitrinen) fehlen.
Chat "IT Infos"
Hier bitte nix reinschreiben, hier bekommt ihr Infos rund um das Thema IT.