EDV Sicherheitsrichtlinie
TOPCOIL arbeitet an drei voneinander unabhängigen Standorten welche keine direkte
Vernetzung miteinander haben.
Vernetzt sind bisher zum Teil verschiedene Arbeitscomputer via Nextcloud und Computer und Tablets über PlentyOne.
Da keine direkte Vernetzung der Standorte untereinander etabliert ist, sind die Standorte EDV-technisch als unabhängig zu bezeichnen.
Risiken bestehen insofern, dass Laptops standortübergreifend verwendet werden und so die Gefahr des Verteilens von Schadsoftware besteht.
Um das Netzwerk und die vorhandene Hardware zu schützen gelten folgende Regeln:
Die Firmenrechner und Tablets sind nicht für die private Nutzung freigegeben, dies beinhaltet auch das Speichern privater Dateien. Ausnahmen sind vertraglich geregelt.
Dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellte Geräte dürfen keinen Dritten zugänglich gemacht werden
Der Gebrauch von USB Sticks oder anderen Speichermedien ist generell untersagt.
Internetnutzung ist nur im Rahmen der direkten Arbeitstätigkeit gestattet.
Downloads von Softwareanwendungen sind nur dann gestattet, wenn sie durch die EDV- Abteilung frei gegeben wurden.
Die Verwendung von KI Chat Bots als auf dem Rechner installierte Anwendung sind nicht erlaubt. Internet KI Anwendungen wie z.B. Google KI können genutzt werden.
Emails von unbekannten Absendern oder zweifelhaftem Betreff dürfen nicht geöffnet werden. Verdächtige Mails NICHT öffnen, Mailanhänge verdächtiger Mails KEINESFALLS öffnen. Sofort die EDV-Abteilung verständigen. Das betrifft nur mögliche Schadsoftware nicht den üblichen täglichen Spam.
Beispiel: eine Mail die scheinbar von Ionos oder anderen Geschäftskontakten kommt mit einem Betreff wie „ihr Konto wird geschlossen“ kann im ersten Schritt überprüft werden, indem man in der Adresszeile den Absender mit Rechtsklick anklickt um festzustellen woher die Mail tatsächlich kommt: durch Abgleich der Mailadresse mit der tatsächlich vom Geschäftskontakt bekannten Mailadresse.
Weiterhin kann die Mail in der Vorschau geöffnet werden (1 mal anklicken! KEINEN Anhang öffnen!) Wenn der Text in der Mail in schlechtem Deutsch, sehr allgemein, ohne persönliche Anrede ist, deutet das ganz sicher auf einen Betrugsversuch hin, dann erfolgt eine Meldung an die EDV-Abteilung. Leider gibt es aber auch sehr gut gemachte Spam- und Phishing Mails, die ordentlich geschrieben und formatiert sind und schlecht als Fake zu erkennen. Wenn Unsicherheiten diesbezüglich bestehen: Mail NICHT öffnen und sofort Meldung an die EDV-Abteilung.
Offensichtliche Spam Mails (wie der unerwünschte Newsletter aus China, die Sonderaktions-Mail von unbekanntem Anbieter, kaufen-sie-dieses-Messerset und ähnliches) die keine firmenrelevanten Inhalte vorgaukeln müssen nicht gemeldet werden. Mit diesen Spam Mails bitte wie folgt verfahren: Mail nicht öffnen (eventuelle Anhänge ebenfalls nicht), den Absender blockieren und die Mail aus dem Eingangsordner in den Spam Ordner verschieben.
Updates sind erst nach Freigabe durch die EDV-Abteilung zu installieren.
Veränderungen Verbesserungen oder Umbauten an Soft- und Hardware dürfen nur durch die EDV-Abteilung oder einen durch diese beauftragten Mitarbeiter durchgeführt werden.
Fehler, Defekte oder Probleme mit Soft- und Hardware sind direkt und ausschließlich an die EDV-Abteilung zu melden.
Die Wartung der einzelnen Geräte erfolgt, soweit möglich per Remote Zugang. Zugang über den Remote Client muss der EDV-Abteilung gewährt werden.
Dieses Dokument bildet den aktuellen Stand ab, Änderungen an dieser Richtlinie sind jederzeit möglich und richten sich nach den technischen Erfordernissen.werden.